מנהרת הזמן של מנהלי הפרויקטים

תארו לכם שכמנהלי פרויקטים הייתם מקבלים מכונה שיכולה להחזיר אתכם אחורה בזמן.
כמה שימושי זה עשוי היה להיות במידה והייתם נכשלים בפרויקט.
במאמר זה, אני מתיימר לעשות משהו שהוא לא פחות ממדהים, לכן אני ממש מקווה להצליח:
לספק לכם מילות קסם אמיתיות, שאם תשננו אותן נכון בתחילת כל יום עבודה, תאפשרנה לכם לחזור בזמן.

אבל לפני שאני נותן לכם משהו מדהים כזה:
חשוב לי להקדים ולתת רקע נוסף על ניהול פרויקטים ואיך להתאים ולבחור נכון מנהל פרויקט לאתגר הנדרש.

יומרה או מוטיבציה 

אי אפשר באמת ללמוד לנהל פרויקטי תוכנה, אתה צריך לגדול לזה,  
״ללמוד דרך הרגליים״ כפי שהיו אומרים אצלנו ביחידה בצבא.
אפשר, רצוי ואף הכרחי ללמוד טכניקות כגון: ניהול רכש, סיכונים, תכניות עבודה, תכנון תקציבי…  
הכרחי גם לשלוט בכלי ניהול ועזר שונים: MS-Project, Jira, Monday, Power-Point, Excel ועוד רבים.
אבל, אם אתם סבורים שתשננו את ה-PMBOK בעל פה וזה יהפוך אתכם למנהלי פרויקטים מצוינים,
נכונה לכם אכזבה גדולה:
בדיוק כפי שלא תוכלו ללמוד רפואה כירורגית בהתכתבות,
כך גם לא תוכלו ללמוד להיות מנהלי פרויקטים בעזרת ספרים וקורסים.

אז איך בכל זאת ניתן לצבור חוכמת חיים ניהולית בפרויקטים?

לא יינתנו לכם הרבה הזדמנויות להיכשל.  אם נבחר הפעם באנלוגיה של שחיה:  
קפצו למים רק לאחר שאתם בטוחים שאתם כבר יודעים, לכל הפחות, לצוף….
התחילו מהיקפים קטנים והגדילו בהדרגה.
מחמיא ומפתה ככל שיהיה לקבל קידום משמעותי, אל תמהרו להיות מטאורים. 
מטאורים הרי נשרפים בכניסה לאטמוספרה ונעלמים לאבק עד שהם נוחתים לקרקע.

מהו פרויקט? 

עוד דבר שחשוב לזכור בהקשר זה הוא מהו דה-פקטו פרויקט אמיתי:
פרויקט הוא תכולה מוגדרת התחומה בלו״ז ותקציב.
מנהל פרויקט אמיתי הוא כזה אשר נדרש לפחות פעם אחת במהלך הקריירה שלו לעשות זאת ובהצלחה:
לדלבר את התכולה המוגדרת בתיחום קשיח של לו״ז ותקציב.
בכל פעם מחדש, מדהים אותי לגלות שאת התובנה הפשוטה והבסיסית הזאת, מהו פרויקט, שדווקא כן מלמדים בכל קורס, אקדמיה, ויקיפדיה או אפילו חוג ערב… של מנהלי פרויקטים:
מנהלים, אפילו מאוד בכירים ומנוסים, מזניחים בתהליך האיתור של מנהל פרויקט לאתגר חדש וגדול העומד בפניהם. 

היקף הפרויקט

אבחנה קריטית נוספת – סוגיית ההיקף של הפרויקט.
זאת ממש כמו דרגה בצבא:
בדיוק כפי שיש מפקד כיתה, מפקד פלוגה ומפקד חטיבה, כך יש מנהלים של שנה, של 10 ושל מאות שנות אדם וזה לא בדיוק אותו מקצוע גם אם ההבדל בכותרת התפקיד לא קיימת.
ההתקדמות היא ארוכה, קשה וגם מסוכנת.

מחזור חיים מלא

עוד אבחנה, הכי מוזנחת בתהליך הבחירה היא: האם מדובר בפרויקט הקמה או תחזוקה.
מנהלים של פרויקטי הקמה ומנהלים של פרויקטי תחזוקה – זה שוב – פשוט לא אותו מקצוע.
הקמת מערכת מאפס היא לא אירוע שקורה כל יום. מערכות עצומות בגודלן קיימות בממשלה, בגופי ביטחון, בנקים, ביטוח. אף אחד לא שש להקים אותן מאפס 7 שנים לאחר השקתן.
אם היית מוכשר ביותר, התקדמת בארגון וצברת אחריות על פרויקטים בהיקפי עתק,
אתה ומנהליך עשויים לגלות שתתקשה לספק בהצלחה פרויקט קטן משמעותית –
רק בגלל שהפעם אתה נדרש לעשות זאת מ-״דף חלק״.
אגב, מהתרשמותי, רוב הפרויקטים שנכשלים מסיבות של התאמה ניהולית, נכשלים בדיוק בגלל זה:
מנהל פרויקט בכיר, ותיק, מנוסה ומוכשר, שכבר ניהל היקפים גבוהים בהרבה, נבחר לבצע פרויקט הקמה מאפס, מבלי שאף אחד לא שם לב לעובדה שלמרות קורות חייו והפורטפוליו המרשים שלו – הוא מעולם לא עשה זאת או שעשה זאת בהיקפים קטנים משמעותית מההיקף המיועד.
למרות שאין ספק שאותו מנהל צבר המון כלים טובים לניהול וכנראה בהצלחה רבה, יש כאן פקטור אנושי נוסף שעשוי להביא לסיכון גדול אף מזה של הפקדת הפרויקט בידי טירון: ביטחון עצמי מופרז.
וזה כבר מתקשר למילות הקסם ולמנהרת הזמן שאני רוצה לספק לכם לאחר תזכורת קצרה ומרה של הסטטיסטיקה.

הסטטיסטיקה לגבי ניהול פרויקטים

בדיוק כמו בשיר sun screen, לא משנה כמה תרקוד שמח בחתונה שלך,
הסיכוי שלך ושל בת זוגך לצאת לפנסיה ביחד הוא… חצי.
במקרה של פרויקטי תוכנה הסיכוי הוא שליש…

למנהלי פרויקטים יש רק שליש סיכויי הצלחה.
שליש נוסף של הפרויקטים יכשל כישלון חרוץ – דהיינו, יחרוג משמעותית מהתקציב, יפגר משמעותית בלוחות הזמנים ויספק הרבה פחות תכולה, בהרבה פחות איכות משתוכנן.
והבשורה הכי עצובה?
עד כמה שזה ישמע מדהים, יש דבר גרוע משמעותית מכישלון חרוץ של פרויקט והיא זריקתו לפח.
השליש הנותר של הפרויקטים מגיע  לבית הקברות לפרויקטים.
פרויקטים אלו הם אותם פרויקטים שלאחר שהארגון כבר שפך עליהם פי כמה וכמה כספים משתוכנן והתעכבו פי כמה וכמה משקיוו, מנהלי הארגון התייאשו מלהעלותו לאוויר והעדיפו לזרוק את כל ההשקעה לפח, לוותר עליו לחלוטין, מאשר לבזבז אפילו עוד דולר אחד טוב על הפרויקט הכושל הזה.
נהוג לומר: ״לא זורקים כסף טוב על כסף רע״
והסטטיסטיקה הזאת? רק הולכת ומחמירה בצורה מעריכית, ככל שהפרויקט גדול ומורכב יותר.

אם תזכו לנהל שיחה עם אותם מנהלי פרויקטים ש-״נאלצו״ לנהל את אותם 70% פרויקטים שנכשלים,
תוכלו לקבל מהם טיפים טובים. בדיוק כפי שתוכלו לקבל מנהגים שניצלו מתאונה.
הטיפים האלה היו נשמעים כמו:
בדיעבד הייתי עושה….
אם הייתי יכול הייתי נמנע מ…..
הייתי צריך לבדוק ש….
למעשה הייתם שומעים מהם כמיהה להחזיר את הגלגל לאחור ולעשות הכל שוב –  עם התובנות שיש להם כיום.

וכאן בדיוק מגיעות מילות הקסם שמחזירות אתכם בזמן

נהלו את הפרויקט החדש שלכם,
כאילו כבר נכשלתם וקיבלתם הזדמנות שניה

אל תתעלמו מהעצה, זכרו שוב, תשננו ואל תשכחו:
70% מהפרויקטים נכשלים, רוב הסיכויים שתמצאו את עצמכם מייחלים לכך ממילא עוד שנה-שנתיים

גישה כזאת, תבטיח שתיגשו לפרויקט בצניעות, בזהירות וביראת הכבוד הנדרשת להצלחה.
כי בהתנעת כל פרויקט, מותנעות גם כל הסיבות לכשלונו, אתם רק צריכים לדעת איך לגבור ולחמוק מהן.
בדיוק כפי שדוסטויבסקי כתב:
״כל המשפחות המאושרות דומות הן, אך המשפחות האומללות, כל אחת אומללה בדרכה״
כך גם בפרויקטים:
״כל הפרויקטים מתחילים אותו דבר, בדרך כלל בהשקה חגיגית והרמת כוסית,
אבל כל פרויקט מסתיים בדרכו היחודית״
תעשו הכל כדי שלא יסתיים באופן טרגי אלא בהרמת כוסית חגיגית.

בהצלחה