תקציר

מספר הרגלים שכדאי להיפטר מהם

  1. שיוך משימה אחת למספר חברי צוות – במקום לפצל למשימות אישיות גרעיניות יותר
  2. עדכון התקדמות במשימות באחוזי ביצוע – במקום לעדכן שעות שנותרו לסיום המשימה במקביל לעדכון השעות שהושקעו כבר
  3. יצירת תלויות משאביות – במקום תלויות רק במקום שבו הן אכן מהותיות מבחינה נושאית
  4. יצירת מרווח בתלויות – במקום לפצל למשימות נוספות המשקפות בפועל את המרווח

הרחבה

שיוך משימה למספר חברי צוות

אם אתם מוצאים את עצמכם מציבים 2 משאבי כח אדם או יותר, בהיקף כזה או אחר, במשימה אחת, כדאי שתחשבו מסלול מחדש.
ראשית, למרות ש-MS Project מאפשר זאת, הוא לא מנהל זאת כראוי. אם מעונינים להימנע מתכנית עבודה מבולגנת, שיהיה קשה לתחזק ולתקן רצוי להימנע מכך מראש.
בכלל, אינני יכול לחשוב על סיטואציה בריאה שבה יהיה צורך אמיתי לשבץ מספר משאבי כח-אדם לאותה משימה.
אם אתם חשים שיש צורך בזה, אזי זה יכול להצביע על תקלות בתכנון :
א. אין חלוקת אחריות ברורה בין המשאבים
ב. תכנית העבודה לא ברמת הפירוט הנדרשת


עדכון התקדמות באחוזי ביצוע

זוהי כנראה השגיאה הנפוצה והחמורה ביותר בתהליך הבקרה:
א. היא לא אינטואיטיבית – אנחנו נוהגים לאמוד משימות בשעות עבודה, ימי עבודה, משך עבודה ולא כאחוז מהפרויקט
ב. היא בדרך-כלל מצביעה על העיכובים כשכבר מאוחר מדי -בתחילת המשימה הצוות מדווח התקדמות אך כאשר מגיעים לאזור חיוג 90%+ נראה כי השלמת 10 אחוז מן המשימה אורכת לעתים יותר מן המשימה עצמה.
הדרך הנכונה לבקרת עדכון התקדמות היא הזנה של כמה שעות הושקעו בפועל במשימה, Actual Work, ובנוסף, הערכה מחודשת של כמה שעות נותרו להערכתנו להשלמת המשימה Remaining Work.
בעוד הזנת Actual Work היא פשוטה, ניתן להתבסס למשל על מערכת דיווחי השעות של החברה/עובדים, המשימה של הערכת שעות עבודה להמשך היא פחות טריויואלית, אך איננה שונה ממה שנדרש מאיתנו ממילא לבצע כאשר מתכננים את הפרויקט – לספק הערכות ואמדנים.
יתרה מכך, זה גם יכול מאוד לשפר את "כושר"ההערכה שלנו, משום שהדבר נעשה תדיר ובשוטף.
במקרה זה – אחוז ההתקדמות הופך להיות שדה המחושב אוטומטית ותלוי בעדכון 2 שדות אילו.

תלויות משאביות

נניח כי בתכנית העבודה, משאב כלשהו, משובץ למספר משימות.
בין המשימות עצמן אין תלות מהותית/עניינית, לכאורה כל אחת מהן יכולה להתבצע מבלי תלות באחרת, ואילו היו מחולקות בין מספר משאבים שונים, אף היו יכולות להתבצע במקביל.
אולם, משום שאותו משאב כח-אדם מבצע אותה, יוצא שלכאורה משימה ב' תלויה בסיום משימה א' וכן הלאה.
בשום פנים ואופן אין להזין תלויות אילו בתכנית העבודה.
תלויות בתכנית העבודה אמורות להיות ענייניות/מהותיות בלבד ולא תלויות הקשורות לזמינות כח-אדם.

תלות עניינית לדוגמה היא: הרצת תסריטי בדיקות התלויה בסיום הקמת סביבת הבדיקות.
לעומת זאת, תלויות הקשורות לזמינות משאבים ימצאו את פתרונן במנגנון ההחלקה Leveling של המשאבים בתכנית העבודה. באופן זה, תכנית העבודה תתאים את עצמה אוטומטית,
במקרים כגון:
א. ישנו עיכוב בביצוע משימה כלשהי
ב. מעבירים משימה כלשהי בין חברי צוות


תלויות עם מרווח

אם כבר נגענו בתלויות, חשוב להזכיר פרקטיקה שגויה נוספת. מנגנון הזנת תלויות בתוכנה מאפשר ליצור סוגים שונים של תלויות, למשל: התחלה/התחלה – 2 משימות שהכרחי שיתחילו ביחד, סיום/התחלה – משימה התלויה בסיום משימה אחרת.
בנוסף להגדרת סוג התלות, ניתן להגדיר מרווח.
לדוגמה: ניתן להגדיר כי משימה כלשהי תחל יומיים לאחר סיום המשימה בה היא תלויה. ניתן גם להגדיר מרווח שלילי, במקרה זה משימה כלשהי תחל מספר ימים לפני סיום משימה כלשהי אחרת בה היא תלויה.
ראשית, תלויות כאלה אינן קריאות/ברורות מספיק כאשר ברצונך להבין את תכנית העבודה, השיקולים לבנייתם ובעיקר במעקב השוטף.
שנית, שימוש בהן יכול להצביע על כשל תכנוני, הנוגע להגדרת התלויות או פירוט המשימות.
שלישית, הגדרת המרווחים היא מאוד לא מדויקת ואינטואיטיבית.
דוגמה ראשונה:
פיתוח מערכת תלוי בסיום תכנון המערכת, עד כאן הגיוני מאוד. אולם, המתכנן הוסיף מרווח של שבוע בין סיום התכנון לתחילת הפיתוח וזאת לשם ביצוע תהליכי אישור של התכנון.
האופן הנכון היה להוסיף משימה נוספת או אם בלתי אפשרי אז אבן דרך של אישור התכנון, כך שתחילת הפיתוח יהיה תלוי בה.
דוגמה שניה:
משימת פיתוח מתחילה מספר ימים לאחר תחילת משימת התכנון, SS+2. בונה תכנית העבודה ראה לנגד עיניו כי ניתן יהיה לבצע פיתוח במקביל לתכנון – נניח, כל מסך יפותח מיד לאחר כתיבת פרק התכנון שלו במסמך התכנון של המערכת.
האופן הנכון היה לפרק את משימת התכנון ומשימת הפיתוח למשימות גרעיניות. לכל הפחות להיקף התכנון הראשוני הנדרש לשם תחילת הפיתוח.


אם יש לכם המלצות נוספות
מוזמנים לשלוח, ארכז ואחלק כמובן קרדיטים

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל

אתה מגיב באמצעות חשבון Google שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s

%d בלוגרים אהבו את זה: